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Information sheet for the works council

Tool: PEAKTEAMS team survey, peakteams.io
Provider: Libaty GmbH, Am Krummen Graben 23, 63150 Heusenstamm, Germany
Contact: legal@peakteams.io
Documents: Privacy policy, DPA template, sub-processor list

1. Purpose of the tool

PEAKTEAMS is a team survey. A team answers questions about how it works together (for example communication, trust, clarity of purpose, workload friction) and receives an aggregated picture of itself across 18 team KPIs, with one prioritised suggestion for what to improve first. It is a tool for team development. The standard surveys (Performance Snapshot, Performance Deep-Dive) ask only about the team as a whole. An optional peer-evaluation module, which the team owner must select deliberately, asks members to rate each other; see section 3. Neither is designed for personnel decisions.

2. What is collected

From the team owner (the person who sets up the survey): team name, optional team attributes (industry, team size, country and similar), and the first name, last name and email address of each member, used to send the personal survey link and reminders.
From each participant: answers on a 1 to 5 scale per question (from “strongly disagree” to “strongly agree”, or between two statements), the time spent per question, the start and submission time, and the browser type. The team survey has one optional open-text question; participants are asked not to include anything that could identify them.

3. What is not collected

In the standard team surveys, no ratings of individuals, named colleagues or managers. The optional peer-evaluation module is the exception: members rate each other on a 1 to 5 scale; in the results each member appears as a letter (A, B, C), never by name, and the threshold of five applies. The employer should involve the works council before using this module.
No health data, no data on personal circumstances, no location data.
No monitoring of work behaviour: the tool has no access to email, calendars, chat or other systems.
No tracking during the survey beyond the cookie that saves progress. Product analytics (page views and events such as “survey completed”) run only with the participant's cookie consent and never receive answers.

4. Anonymity and the threshold of five

Results are shown as aggregates only (averages, distributions, agreement; in the peer-evaluation module: per member, labelled by letter). Results appear only once at least five team members have answered; the owner's own answer does not count.
Individual answers are not visible to anyone: not to the team owner, not to HR, not to management.
Breakdowns by attributes such as seniority are shown only when each group is large enough on its own.
Technically, an answer is linked to the personal invitation so that each person answers once and can pause and resume. This link is not shown to the team owner. The provider's administrators can access it only for support or security, and such access is logged.

5. Who sees what

Participant: Their own questionnaire while answering.
Team owner and co-owners: Who has started or completed the survey (for reminders), and the aggregated team results once the threshold is met.
Coach (only if the team owner invites one): A registered account the team owner can add in team settings, read-only: the member list, who has started or completed the survey, and the same aggregated report (including the optional free-text comments) once the threshold is met. A coach cannot start surveys, send reminders, change settings or create share links.
HR or management: Only what the team owner chooses to share, and only aggregated results. The owner can share a report either by inviting a person as co-owner or coach, or by creating a read-only share link that opens the aggregated report without a login for anyone who has the link; the link expires automatically and the owner can revoke it at any time.
Provider: Technical access for operating the service, support and security, under a data processing agreement.

6. Retention and deletion

Member data, invitations and answers are kept as long as the team exists in the service. The team owner can remove a member or delete the whole team at any time; deleting a team deletes its members, surveys and answers. Participants can ask the team owner or the provider to be removed.

7. Hosting and data protection

Database and application servers are in the EU (Supabase in an AWS data centre in Ireland; Vercel in Dublin, Ireland). Connections are encrypted (TLS); access in the database is restricted by row-level security. The provider is a German company and signs a data processing agreement under Art. 28 GDPR with the employer on request. Full details: privacy policy and sub-processor list linked above.

8. Participation is voluntary

Nobody is obliged to take part. Not answering has no consequences and is not reported as such; the team owner, co-owners and an invited coach see only that an invitation has not been completed. Participants can skip the open-text question.

9. Employee rights

Under the GDPR every participant can request access to, correction or deletion of their data, object to the processing and complain to a supervisory authority. Requests go to the employer as controller or to legal@peakteams.io. The provider forwards requests it receives to the employer where needed.

10. Contact

Questions from the works council are welcome at legal@peakteams.io. We answer in German or English and can walk through the results view in a call.

Informationsblatt für den Betriebsrat

Werkzeug: PEAKTEAMS Teamumfrage, peakteams.io
Anbieter: Libaty GmbH, Am Krummen Graben 23, 63150 Heusenstamm, Deutschland
Kontakt: legal@peakteams.io
Unterlagen: Datenschutzerklärung (englisch), Auftragsverarbeitungsvertrag (Muster), Liste der Unterauftragsverarbeiter

1. Zweck des Werkzeugs

PEAKTEAMS ist eine Teamumfrage. Ein Team beantwortet Fragen zur Zusammenarbeit (zum Beispiel Kommunikation, Vertrauen, Klarheit der Ziele, Reibungsverluste) und erhält ein aggregiertes Bild seiner selbst über 18 Team-KPIs, mit einem priorisierten Vorschlag, was zuerst verbessert werden sollte. Es ist ein Werkzeug der Teamentwicklung. Die Standardumfragen (Performance Snapshot, Performance Deep-Dive) fragen ausschließlich nach dem Team als Ganzem. Ein optionales Modul zur gegenseitigen Einschätzung, das die teamverantwortliche Person bewusst auswählen muss, lässt Mitglieder einander bewerten; siehe Abschnitt 3. Beides ist nicht für Personalentscheidungen vorgesehen.

2. Was erhoben wird

Von der teamverantwortlichen Person (die die Umfrage einrichtet): Teamname, optionale Teamattribute (Branche, Teamgröße, Land und ähnliche) sowie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse jedes Mitglieds zum Versand des persönlichen Umfragelinks und von Erinnerungen.
Von jeder teilnehmenden Person: Antworten auf einer Skala von 1 bis 5 je Frage (von „stimme gar nicht zu“ bis „stimme voll zu“ oder zwischen zwei Aussagen), die Bearbeitungszeit je Frage, Beginn- und Abgabezeitpunkt und der Browsertyp. Die Teamumfrage enthält eine optionale Freitextfrage; die Teilnehmenden werden gebeten, nichts anzugeben, was sie identifizieren könnte.

3. Was nicht erhoben wird

In den Standard-Teamumfragen keine Bewertung einzelner Personen, namentlich genannter Kolleginnen, Kollegen oder Führungskräfte. Ausnahme ist das optionale Modul zur gegenseitigen Einschätzung: Dort bewerten sich die Mitglieder gegenseitig auf einer Skala von 1 bis 5; in den Ergebnissen erscheint jedes Mitglied als Buchstabe (A, B, C), nie mit Namen, und der Schwellenwert von fünf gilt. Vor Einsatz dieses Moduls sollte der Arbeitgeber den Betriebsrat einbeziehen.
Keine Gesundheitsdaten, keine Daten zu persönlichen Lebensumständen, keine Standortdaten.
Keine Überwachung des Arbeitsverhaltens: Das Werkzeug hat keinen Zugriff auf E-Mail, Kalender, Chat oder andere Systeme.
Kein Tracking während der Umfrage über das Cookie zum Speichern des Fortschritts hinaus. Produktanalysen (Seitenaufrufe und Ereignisse wie „Umfrage abgeschlossen“) laufen nur mit Cookie-Einwilligung der teilnehmenden Person und erhalten niemals Antworten.

4. Anonymität und der Schwellenwert von fünf

Ergebnisse werden ausschließlich aggregiert angezeigt (Mittelwerte, Verteilungen, Übereinstimmung; im Modul zur gegenseitigen Einschätzung: je Mitglied, mit Buchstaben bezeichnet). Ergebnisse erscheinen erst, wenn mindestens fünf Teammitglieder geantwortet haben; die eigene Antwort der teamverantwortlichen Person zählt nicht mit.
Einzelantworten sind für niemanden sichtbar: weder für die teamverantwortliche Person noch für HR oder die Geschäftsleitung.
Aufschlüsselungen nach Merkmalen wie Seniorität werden nur angezeigt, wenn jede Gruppe für sich groß genug ist.
Technisch ist eine Antwort mit der persönlichen Einladung verknüpft, damit jede Person einmal antwortet und unterbrechen und fortsetzen kann. Diese Verknüpfung wird der teamverantwortlichen Person nicht angezeigt. Administratoren des Anbieters können nur für Support oder Sicherheit darauf zugreifen; solche Zugriffe werden protokolliert.

5. Wer sieht was

Teilnehmende: Den eigenen Fragebogen während der Beantwortung.
Teamverantwortliche und Mitverantwortliche: Wer die Umfrage begonnen oder abgeschlossen hat (für Erinnerungen) und die aggregierten Teamergebnisse, sobald der Schwellenwert erreicht ist.
Coach (nur, wenn die teamverantwortliche Person einen einlädt): Ein registriertes Konto, das die teamverantwortliche Person in den Teameinstellungen hinzufügen kann, nur lesend: die Mitgliederliste, wer die Umfrage begonnen oder abgeschlossen hat, und derselbe aggregierte Bericht (einschließlich der optionalen Freitextkommentare), sobald der Schwellenwert erreicht ist. Ein Coach kann keine Umfragen starten, keine Erinnerungen senden, keine Einstellungen ändern und keine Freigabelinks erstellen.
HR oder Geschäftsleitung: Nur, was die teamverantwortliche Person weitergibt, und nur aggregierte Ergebnisse. Die Weitergabe erfolgt entweder durch Einladung als Mitverantwortliche oder Coach oder über einen schreibgeschützten Freigabelink, der den aggregierten Bericht ohne Anmeldung für jede Person öffnet, die den Link besitzt; der Link läuft automatisch ab, und die teamverantwortliche Person kann ihn jederzeit widerrufen.
Anbieter: Technischer Zugriff für Betrieb, Support und Sicherheit auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

6. Speicherdauer und Löschung

Mitgliedsdaten, Einladungen und Antworten werden gespeichert, solange das Team im Dienst besteht. Die teamverantwortliche Person kann ein Mitglied jederzeit entfernen oder das gesamte Team löschen; mit dem Team werden Mitglieder, Umfragen und Antworten gelöscht. Teilnehmende können bei der teamverantwortlichen Person oder beim Anbieter ihre Entfernung verlangen.

7. Hosting und Datenschutz

Datenbank und Anwendungsserver stehen in der EU (Supabase in einem AWS-Rechenzentrum in Irland; Vercel in Dublin, Irland). Verbindungen sind verschlüsselt (TLS); der Zugriff in der Datenbank ist durch zeilenbasierte Sicherheitsrichtlinien beschränkt. Der Anbieter ist ein deutsches Unternehmen und schließt mit dem Arbeitgeber auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten: Datenschutzerklärung und Liste der Unterauftragsverarbeiter (oben verlinkt).

8. Freiwilligkeit der Teilnahme

Niemand ist zur Teilnahme verpflichtet. Eine Nichtteilnahme hat keine Folgen und wird nicht als solche berichtet; die teamverantwortliche Person, Mitverantwortliche und ein eingeladener Coach sehen nur, dass eine Einladung nicht abgeschlossen wurde. Die Freitextfrage kann übersprungen werden.

9. Rechte der Beschäftigten

Nach der DSGVO kann jede teilnehmende Person Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten verlangen, der Verarbeitung widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Anfragen richten sich an den Arbeitgeber als Verantwortlichen oder an legal@peakteams.io. Der Anbieter leitet bei ihm eingehende Anfragen bei Bedarf an den Arbeitgeber weiter.

10. Kontakt

Fragen des Betriebsrats beantworten wir gern unter legal@peakteams.io, auf Deutsch oder Englisch. Auf Wunsch zeigen wir die Ergebnisansicht in einem gemeinsamen Termin.